Conform artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze overeenkomst is onlosmakelijk verbonden met de Algemene Voorwaarden van SAMMI.
1. Partijen
Verwerkingsverantwoordelijke ("Klant"): de organisatie die een proefperiode of abonnement voor SAMMI aangaat.
Verwerker: Behavior Boost B.V., Lisserweg 487F, 2165 AS Lisserbroek, KvK-nummer 95548629, aanbieder van SAMMI (de "Dienst").
Deze overeenkomst (de "Overeenkomst") is onlosmakelijk verbonden met de Algemene Voorwaarden van SAMMI. Zij gaat in op het moment dat de Klant een proefperiode of abonnement aangaat. Wie dat namens een organisatie doet, verklaart daartoe bevoegd te zijn.
Deze Overeenkomst gaat alleen over de Documenten en de vragen en antwoorden daarover (zie artikel 2) in SAMMI. Voor de accountgegevens van gebruikers en hun gebruik van de Dienst is Verwerker zelf verwerkingsverantwoordelijke; zie de Privacyverklaring.
2. Definities
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in artikel 4 lid 1 AVG.
Verwerking: elke bewerking van persoonsgegevens, zoals verzamelen, opslaan, raadplegen, gebruiken, verstrekken of wissen.
Betrokkene: de natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
Documenten: alle bestanden die de Klant of zijn gebruikers in SAMMI zetten, zoals medewerkersonderzoeken, verslagen, notulen, gespreksverslagen en plannen.
Klantdata: de Documenten, de vragen die gebruikers stellen, de antwoorden van SAMMI en de titels die gebruikers geven aan projecten en gesprekken. Meldingen via de feedbackknop in SAMMI vallen hier niet onder; daarvoor geldt de Privacyverklaring.
Subverwerker: een derde partij die Verwerker inschakelt voor (een deel van) de verwerking van Klantdata.
Datalek: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.
3. Onderwerp en duur
Verwerker verwerkt Klantdata uitsluitend om de Dienst uit te voeren, zoals beschreven in de Algemene Voorwaarden.
Deze Overeenkomst geldt zolang de Klant de Dienst gebruikt, tijdens de proefperiode en tijdens een abonnement. Na het einde blijft zij van kracht totdat alle Klantdata is verwijderd.
4. Aard en doel van de verwerking
Verwerker verwerkt Klantdata voor de volgende doeleinden:
- het opslaan en doorzoekbaar maken van Documenten;
- het analyseren en beantwoorden van vragen van gebruikers met behulp van AI, met bronvermelding;
- het bewaren van gesprekken en antwoorden en het exporteren van antwoorden naar Word;
- het beheren van projecten en toegang van gebruikers;
- het verlenen van technische ondersteuning en het uitvoeren van beheer.
Verwerker gebruikt Klantdata niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen.
5. Soorten persoonsgegevens
Verwerker controleert niet wat er in de Documenten staat. De Klant bepaalt wat hij uploadt. In de Klantdata kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens voorkomen:
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Gegevens in Documenten | Namen, functies, afdelingen, uitspraken en meningen van medewerkers en anderen, zoals in een medewerkersonderzoek, verslagen, notulen of gespreksverslagen |
| Vragen en antwoorden | De tekst van vragen van gebruikers en de antwoorden van SAMMI, voor zover daarin persoonsgegevens staan |
| Metagegevens | Bestandsnamen en titels van projecten en gesprekken |
Bijzondere persoonsgegevens. SAMMI is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG, zoals gezondheidsgegevens. Omdat Documenten vrije tekst bevatten, kan Verwerker niet uitsluiten dat zulke gegevens erin staan. Verwerker controleert Documenten niet vooraf. Het gebruik van Documenten, inclusief eventuele persoonsgegevens daarin, ook bijzondere, is voor rekening en risico van de Klant. Dit laat de verplichtingen van Verwerker uit deze Overeenkomst en de AVG onverlet. Alle Klantdata krijgt dezelfde beveiliging.
6. Categorieën betrokkenen
- (Oud-)medewerkers, leidinggevenden en bestuurders van de Klant
- Vrijwilligers, leden en andere personen die in Documenten voorkomen
- Derden die in Documenten worden genoemd, zoals klanten of leveranciers
7. Verplichtingen van de Verwerker
Verwerker:
- verwerkt Klantdata uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van de Klant, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist. Instructies geeft de Klant door de Dienst te gebruiken en in te stellen en door schriftelijke verzoeken. Verwerker meldt het als een instructie volgens hem in strijd is met de AVG.
- zorgt dat personen met toegang tot Klantdata gebonden zijn aan geheimhouding.
- treft passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 10).
- schakelt alleen Subverwerkers in volgens artikel 9.
- helpt de Klant bij verzoeken van Betrokkenen (artikel 13).
- helpt de Klant, voor zover redelijk, bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en bij overleg met de toezichthouder.
- verwijdert Klantdata na het einde van de Dienst volgens artikel 16.
- stelt de informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen en werkt mee aan audits (artikel 12).
Toegang door medewerkers van Verwerker. Speciaal aangewezen medewerkers van Verwerker krijgen uitsluitend toegang tot Klantdata voor support en beheer. Zij gebruiken daarvoor een apart beheeraccount, losgekoppeld van hun eigen accounts bij Verwerker. Elk gebruik van dat account wordt vastgelegd, zowel in SAMMI als in de onderliggende infrastructuur, ook wanneer iemand rechtstreeks inlogt op een dienst van een Subverwerker. Op verzoek geeft Verwerker de Klant inzicht in dit gebruik, voor zover het zijn Klantdata betreft.
8. Verplichtingen van de Klant
De Klant:
- is verantwoordelijk voor de Documenten die hij en zijn gebruikers uploaden, en voor het gebruik van de Klantdata. Dat gebruik is voor zijn rekening en risico.
- zorgt dat hij een rechtsgrond heeft om de persoonsgegevens in de Documenten te laten verwerken in SAMMI, en dat hij bevoegd is de Documenten te uploaden.
- informeert Betrokkenen waar de AVG dat vereist, en zorgt waar nodig voor overleg of instemming binnen de eigen organisatie, zoals met een ondernemingsraad.
- beperkt zich tot gegevens die nodig zijn voor de analyse. Verwerker adviseert geen burgerservicenummers of medische gegevens te uploaden.
- regelt zelf welke gebruikers toegang hebben, en trekt toegang in zodra iemand die niet meer nodig heeft.
- neemt zelf besluiten op basis van antwoorden van SAMMI en blijft daarvoor verantwoordelijk.
9. Subverwerkers
De Klant geeft Verwerker algemene schriftelijke toestemming om Subverwerkers in te schakelen. De Subverwerkers die op dit moment Klantdata verwerken staan in Bijlage 1.
Verwerker legt aan elke Subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze Overeenkomst en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor hun naleving.
Verwerker informeert de Klant minimaal 30 dagen vooraf over een nieuwe of vervangende Subverwerker. De Klant kan binnen die termijn schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken. Lossen partijen het bezwaar niet op, dan kan de Klant de Dienst beëindigen.
Bijlage 1: Subverwerkers van Klantdata
| Subverwerker | Wat zij doen | Locatie van de gegevens |
|---|---|---|
| Google Cloud (Vertex AI) | Doorzoekbaar maken van Documenten en analyseren en beantwoorden van vragen met AI | Nederland (Eemshaven) |
| Lovable Cloud (Supabase) | Database, opslag van Documenten, inloggen en uitvoeren van de applicatie | Ierland (Dublin) |
Partijen die geen Klantdata verwerken, zoals voor facturatie en e-mail, staan in de Privacyverklaring.
10. Beveiliging
Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om Klantdata te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Bijlage 2 beschrijft de belangrijkste maatregelen. Verwerker mag ze aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet daalt.
Bijlage 2: Beveiligingsmaatregelen
| Maatregel | Omschrijving |
|---|---|
| Tweestapsverificatie | Verplicht voor elke gebruiker; zonder tweede stap is er geen toegang tot de inhoud |
| Gesloten systeem | Geen openbare registratie; accounts ontstaan via uitnodiging of proefaanvraag |
| Scheiding tussen organisaties | Op databaseniveau afgedwongen, zodat een organisatie niet bij gegevens van een andere kan |
| Toegang per rol en module | Wat een gebruiker ziet en doet hangt af van zijn rol en van de afgenomen modules; afgedwongen in de applicatie, de serverfuncties en de database |
| Versleuteld transport | Al het dataverkeer loopt via HTTPS |
| Privé opslag | Documenten staan in een niet-openbare opslag, alleen toegankelijk voor de eigen organisatie |
| Sessiebeveiliging | Automatische uitlog bij inactiviteit |
| Beheer en logging | Beheer via een apart, volledig gelogd beheeraccount; logging van inlog- en beheeracties |
| Geen geheimen in de browser | Sleutels en wachtwoorden voor de infrastructuur staan alleen aan serverzijde |
| Verwerking in de EER | Klantdata staat in Nederland en Ierland |
| Back-ups | Er worden dagelijks back-ups gemaakt van de database van SAMMI binnen Lovable. Elke back-up wordt maximaal 2 weken bewaard. |
11. Datalekken
Verwerker meldt een Datalek aan de Klant onverwijld nadat hij ervan op de hoogte is geraakt, en in elk geval binnen 72 uur.
De melding bevat, voor zover bekend:
- de aard van het Datalek;
- de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevens;
- de waarschijnlijke gevolgen;
- de maatregelen die zijn genomen of voorgesteld.
Verwerker werkt mee aan het onderzoek en aan het informeren van de Autoriteit Persoonsgegevens en Betrokkenen. De Klant beslist of en hoe een melding wordt gedaan.
12. Audit
Verwerker stelt op verzoek informatie beschikbaar waaruit blijkt dat hij deze Overeenkomst nakomt.
De Klant mag maximaal eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren, na redelijke aankondiging en tijdens kantooruren, zonder de dienstverlening aan anderen te verstoren. De kosten zijn voor de Klant, tenzij de audit laat zien dat Verwerker zijn verplichtingen niet nakomt.
13. Rechten van betrokkenen
Wendt een Betrokkene zich tot Verwerker over Klantdata, dan verwijst Verwerker hem door naar de Klant. Verwerker helpt de Klant bij het afhandelen van verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar, voor zover dat technisch mogelijk en redelijk is.
14. Doorgifte buiten de EER
Verwerker slaat Klantdata op en verwerkt die binnen de Europese Economische Ruimte (Nederland en Ierland).
Doorgifte buiten de EER, ook toegang op afstand door een Subverwerker vindt in principe niet plaats. Mocht zulks toch noodzakelijk zijn, dan gebeurt dit alleen op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework, met de waarborgen uit hoofdstuk V AVG.
15. Aansprakelijkheid
Voor de aansprakelijkheid van Verwerker onder deze Overeenkomst gelden de bepalingen over aansprakelijkheid in de Algemene Voorwaarden. Tijdens de gratis proefperiode is Verwerker niet aansprakelijk, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid.
Elke partij is zelf verantwoordelijk voor boetes die de Autoriteit Persoonsgegevens haar oplegt. Deze Overeenkomst beperkt de rechten niet die Betrokkenen rechtstreeks aan de AVG ontlenen.
16. Beëindiging en verwijdering van gegevens
De Klant kan zijn projecten, Documenten en gesprekken op elk moment zelf verwijderen.
Na het einde van de proefperiode of van een abonnement blijft Klantdata maximaal 6 maanden bewaard, alleen-lezen. Verwerker waarschuwt de Klant ruim voor het einde van die termijn per e-mail. Stapt de Klant over op een betaald abonnement, dan kan hij de gegevens weer bewerken.
Na die termijn verwijdert Verwerker de projecten, Documenten, gesprekken en accounts van de Klant, ook bij Subverwerkers. Anonieme verbruiksgegevens blijven bewaard, zonder koppeling aan een persoon. Gegevens waarvoor Verwerker zelf verantwoordelijk is, zoals het logboek, blijven bewaard volgens de Privacyverklaring. Verwijderde gegevens kunnen daarna nog maximaal 2 weken in back-ups staan. Verwerker bewaart Klantdata niet langer als de wet dat niet vereist.
De Klant kan vóór verwijdering antwoorden exporteren naar Word. Zijn eigen Documenten blijven in zijn bezit.
17. Slotbepalingen
Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Verwerker is gevestigd.
Bij strijd tussen deze Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden gaat deze Overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aan de Klant gemeld. Is een bepaling ongeldig, dan blijven de overige bepalingen van kracht.
Versie 1.0 · oktober 2026 · Behavior Boost B.V.