Privacyverklaring SAMMI

Wie zijn wij?

SAMMI is een product van Behavior Boost B.V. Voor de gegevens die wij in deze verklaring beschrijven zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

• Behavior Boost B.V., Lisserweg 487F, 2165 AS Lisserbroek
• KvK-nummer: 95548629
• E-mail: hallo@vraagsammi.nl
• Website: https://ik.vraagsammi.nl

Deze verklaring geldt voor het gebruik van SAMMI en voor de proefaanvraag. Voor de publieke website van SAMMI geldt zij niet. SAMMI is bedoeld voor zakelijk gebruik door organisaties.

Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Voor sommige gegevens bepalen wij zelf waarom en hoe we ze gebruiken. Voor andere gegevens doet jouw organisatie dat en verwerken wij ze alleen in haar opdracht.

Voor de tweede rol maken wij afspraken in de verwerkersovereenkomst. Jouw organisatie bepaalt welke documenten zij uploadt. Het gebruik van die documenten, inclusief eventuele persoonsgegevens daarin, is voor rekening en risico van jouw organisatie.

Ons advies: upload alleen wat je voor de analyse nodig hebt, en geen gegevens zoals een burgerservicenummer of medische gegevens.

Welke persoonsgegevens verwerken wij als verantwoordelijke?

Proefaanvraag en account

• Naam, e-mailadres en organisatienaam
• Je rol binnen de organisatie (eigenaar, manager of lid)
• Je wachtwoord, dat niet leesbaar wordt opgeslagen en de basisgegevens om de verplichte tweestapsverificatie mogelijk te maken
• Als je inlogt met Google: het e-mailadres van dat Google-account

Gebruik van SAMMI

• Inlogmomenten en mislukte inlogpogingen. Bij een mislukte poging slaan wij ook je IP-adres op.
• Beheeracties, zoals het uitnodigen of verwijderen van gebruikers
• Het verbruik per organisatie, project en gebruiker: hoeveel vragen er zijn gesteld en hoeveel AI-verwerking dat kostte. De inhoud van je vragen valt hier niet onder.
• Sessiegegevens, om je ingelogd te houden en automatisch uit te loggen bij inactiviteit

Support en feedback

• Berichten die je ons stuurt, en meldingen via de feedbackknop in SAMMI: titel, omschrijving, de pagina waar je was, je naam en je organisatie. Plak in een melding geen inhoud van je documenten

Betaald abonnement

• Facturatiegegevens. Betalingen lopen via Stripe; wij slaan geen kaart- of bankgegevens op. Tijdens de gratis proefmaand vragen wij geen betaalgegevens.

**Berichten over en ****van **SAMMI

• Naam, e-mailadres, organisatie en abonnement, voor onboarding- en servicemails

Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

Wat er gebeurt met je gegevens na de proefmaand of na een abonnement staat onder Hoe lang bewaren wij je gegevens na de proefmaand of een abonnement. Voor documenten van je organisatie gelden de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Met wie delen wij gegevens?

Wij delen gegevens alleen als dat nodig is om SAMMI te leveren. Met partijen die voor ons gegevens verwerken hebben wij afspraken over beveiliging en gebruik. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Gebeurt een doorgifte buiten de Europese Unie, dan alleen met passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework. Medewerkers van Behavior Boost zien wij niet als derde partij; hun toegang staat onder Toegang door Behavior Boost.

Hoe SAMMI met AI omgaat

SAMMI gebruikt AI om je documenten te doorzoeken en je vragen te beantwoorden.

• Je documenten en vragen worden verwerkt met Google Vertex AI (Gemini), in een datacenter in Nederland.
• Google bewaart de kopie van je documenten voor de zoek- en analysefunctie alleen zolang ze in SAMMI staan. Die gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• AI kan fouten maken. Bij elk antwoord staat waar het vandaan komt, zodat je het kunt controleren.
• Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten over personen. SAMMI geeft analyses en voorstellen; jouw organisatie beslist wat ermee gebeurt.

Toegang door Behavior Boost

Speciaal aangewezen medewerkers van Behavior Boost kunnen uitsluitend voor support en beheer toegang krijgen tot gegevens van andere organisaties in SAMMI. Wij gebruiken die gegevens niet voor andere doelen.

• Zij werken met een apart SAMMI beheeraccount, losgekoppeld van hun eigen Behavior Boost-accounts.
• Elk gebruik van dat account wordt vastgelegd. Dat gebeurt in SAMMI zelf en ook in de onderliggende infrastructuur, bijvoorbeeld in de logs van Google Cloud als iemand rechtstreeks in die omgeving inlogt.
• Zo blijven de logs zuiver en kunnen wij achteraf aantonen wie wat heeft gedaan.
• Medewerkers met toegang zijn gebonden aan geheimhouding.

Hoe beveiligen wij je gegevens?

• Tweestapsverificatie is verplicht voor iedereen die inlogt.
• Gesloten systeem. Er is geen openbare registratie. Accounts ontstaan na een uitnodiging of een proefaanvraag via de publieke website van SAMMI.
• Scheiding tussen organisaties. Andere organisaties kunnen niet bij jouw gegevens; dat wordt in de database zelf afgedwongen.
• Toegang per rol en per module. Wat je ziet en doet hangt af van je rol en van wat je organisatie heeft afgenomen.
• Versleutelde verbindingen (HTTPS) voor al het dataverkeer.
• Privé opslag. Documenten staan niet openbaar en zijn alleen toegankelijk voor je eigen organisatie.
• Automatische uitlog bij inactiviteit.
• Logboek van inlog- en beheeracties.
• Verwerking in Europa, voor documenten in Nederland.

Bij een datalek informeren wij de betrokken organisaties, en waar nodig de Autoriteit Persoonsgegevens, volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Hoe lang bewaren wij je gegevens na de proefmaand of een abonnement?

Je projecten en documenten kun je zelf op elk moment verwijderen. Wil je dat niet, dan geldt dit:

1. Na de gratis proefmaand of na het einde van een betaald abonnement blijven je gegevens tot 6 maanden bewaard in SAMMI als "alleen-lezen". Stap je binnen deze periode alsnog over op een betaald abonnement, dan kun je ze direct weer bewerken.
2. Ruim voor het einde van die 6 maanden ontvang je een e-mail.
3. Doe je niks, dan verwijderen wij je projecten, documenten, chats en account. Verwijderde gegevens kunnen daarna nog maximaal 2 weken in back-ups staan. Anonieme verbruiksgegevens blijven bewaard, zonder koppeling aan een persoon. Het logboek en je supportberichten bewaren wij zo lang als in de tabel hierboven staat, ook als je account al is verwijderd.

Facturatiegegevens bewaren wij 7 jaar, omdat de Nederlandse belastingwet dat vereist.

Je account verwijderen

Een eigenaar kan accounts van de organisatie verwijderen, zolang er ten minste één eigenaar overblijft. Zo blijven de projecten van de organisatie altijd toegankelijk.

Het verwijderen van de laatste gebruiker (de owner) van een organisatie kan alleen na contact met Behavior Boost. Zo blijven er geen projectgegevens achter zonder account.

Wat zijn je rechten?

Voor de gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn heb je onder de AVG deze rechten:

• Inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben.
• Rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: je kunt vragen je gegevens te verwijderen.
• Beperking: je kunt vragen de verwerking te beperken.
• Overdraagbaarheid: je kunt je gegevens in een gangbaar formaat opvragen.
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Intrekken van toestemming: waar wij toestemming vragen, kun je die altijd intrekken.

Stuur een e-mail naar hallo@vraagsammi.nl met je naam, je e-mailadres en het recht dat je wilt uitoefenen. Wij reageren binnen een maand.

Sta je in een document van een organisatie?

Organisaties zetten documenten in SAMMI, zoals een medewerkersonderzoek, verslagen of notulen. Kom je daarin voor, dan is die organisatie, bijvoorbeeld je werkgever, verantwoordelijk voor het gebruik van die gegevens.

Vraag haar daarom om inzage, correctie of verwijdering. Wij werken daaraan mee zodra de organisatie ons daarom vraagt. Mail je ons rechtstreeks, dan verwijzen wij je door naar de organisatie.

Cookies en opslag in je browser

In SAMMI gebruiken wij alleen functionele opslag in je browser, om je ingelogd te houden en je instellingen te onthouden. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website, met de datum. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers per e-mail.

Versie 1.0 · oktober 2026

Vragen of klachten?

Heb je een vraag over deze verklaring of over hoe wij met gegevens omgaan, mail dan naar hallo@vraagsammi.nl.

Niet tevreden met onze reactie? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.